TOM-Checkliste
Vertraulichkeit gem. Art. 32 Abs. 1 lit. b DSGVO
Zutrittskontrolle
Maßnahmen, die geeignet sind, Unbefugten den Zutritt zu Datenverarbeitungsanlagen, mit denen personenbezogene Daten verarbeitet oder genutzt werden, zu verwehren. Als Maßnahmen zur Zutrittskontrolle können zur Gebäude- und Raumsicherung unter anderem automatische Zutrittskontrollsysteme, Einsatz von Chipkarten und Transponder, Kontrolle des Zutritts durch Pförtnerdienste und Alarmanlagen eingesetzt werden. Server, Telekommunikationsanlagen, Netzwerktechnik und ähnliche Anlagen sind in verschließbaren Serverschränken zu schützen. Darüber hinaus ist es sinnvoll, die Zutrittskontrolle auch durch organisatorische Maßnahmen (z.B. Dienstanweisung, die das Verschließen der Diensträume bei Abwesenheit vorsieht) zu stützen.
technische Maßnahmen organisatorische Maßnahmen Manuelles Schließsystem Besucher in Begleitung durch Mitarbeiter Türen mit Knauf an der Außenseite Verschließen der Türen bei Abwesenheit Zugangskontrolle
Maßnahmen, die geeignet sind zu verhindern, dass Datenverarbeitungssysteme (Computer) von Unbefugten genutzt werden können. Mit Zugangskontrolle ist die unbefugte Verhinderung der Nutzung von Anlagen gemeint. Möglichkeiten sind beispielsweise Bootpasswort, Benutzerkennung mit Passwort für Betriebssysteme und eingesetzte Softwareprodukte, Bildschirmschoner mit Passwort, der Einsatz von Chipkarten zur Anmeldung wie auch der Einsatz von CallBack-Verfahren. Darüber hinaus können auch organisatorische Maßnahmen notwendig sein, um beispielsweise eine unbefugte Einsichtnahme zu verhindern (z.B. Vorgaben zur Aufstellung von Bildschirmen, Herausgabe von Orientierungshilfen für die Anwender zur Wahl eines „guten“ Passworts).
technische Maßnahmen organisatorische Maßnahmen Login mit Benutzername & Passwort Verwalten von Benutzerberechtigungen Nutzung individueller Benutzerkennungen Richtlinie Datenschutz und/oder Datensicherheit Nutzung und Durchsetzung komplexer Passwörter Prinzip der minimalen Berechtigungsvergabe Sperrung von System/Benutzer bei mehrfachen Fehlversuchen regelmäßige Überprüfung der vergebenen Berechtigungen Anti-Virus-Software Clients Reduzierung von administrativen Berechtigungen Firewall authentifizierungsfreie Zugänge sind standardmäßig deaktiviert Monitoring/Protokollierung von Systemzugriffen Regelungen bzgl. sicherer Passwörter Zugriffskontrolle
Maßnahmen, die gewährleisten, dass die zur Benutzung eines Datenverarbeitungssystems Berechtigten ausschließlich auf die ihrer Zugriffsberechtigung unterliegenden Daten zugreifen können, und dass personenbezogene Daten bei der Verarbeitung, Nutzung und nach der Speicherung nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können. Die Zugriffskontrolle kann unter anderem gewährleistet werden durch geeignete Berechtigungskonzepte, die eine differenzierte Steuerung des Zugriffs auf Daten ermöglichen. Dabei gilt, sowohl eine Differenzierung auf den Inhalt der Daten vorzunehmen als auch auf die möglichen Zugriffsfunktionen auf die Daten. Weiterhin sind geeignete Kontrollmechanismen und Verantwortlichkeiten zu definieren, um die Vergabe und den Entzug der Berechtigungen zu dokumentieren und auf einem aktuellen Stand zu halten (z.B. bei Einstellung, Wechsel des Arbeitsplatzes, Beendigung des Arbeitsverhältnisses). Besondere Aufmerksamkeit ist immer auch auf die Rolle und Möglichkeiten der Administratoren zu richten.
technische Maßnahmen organisatorische Maßnahmen physische Löschung von Datenträgern Minimale Anzahl an Administratoren Verwaltung Benutzerrechte durch Administratoren regelmäßige Sicherheitsupdates Trennungskontrolle
Maßnahmen, die gewährleisten, dass zu unterschiedlichen Zwecken erhobene Daten getrennt verarbeitet werden können. Dieses kann beispielsweise durch logische und physikalische Trennung der Daten gewährleistet werden.
technische Maßnahmen organisatorische Maßnahmen Trennung von Produktiv- und Testumgebung Festlegung von Datenbankrechten Physikalische Trennung (Systeme / Datenbanken / Datenträger) Pseudonymisierung (Art. 32 Abs. 1 lit. a DSGVO; Art. 25 Abs. 1 DSGVO)
Die Verarbeitung personenbezogener Daten in einer Weise, dass die Daten ohne Hinzuziehung zusätzlicher Informationen nicht mehr einer spezifischen betroffenen Person zugeordnet werden können, sofern diese zusätzlichen Informationen gesondert aufbewahrt werden und entsprechende technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen.
technische Maßnahmen organisatorische Maßnahmen Anweisung, personenbezogene Daten im Falle einer Weitergabe oder auch nach Ablauf der gesetzlichen Löschfrist möglichst zu anonymisieren / pseudonymisieren
Integrität (Art. 32 Abs. 1 lit. b DSGVO)
Weitergabekontrolle
Maßnahmen, die gewährleisten, dass personenbezogene Daten bei der elektronischen Übertragung oder während ihres Transports oder ihrer Speicherung auf Datenträger nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können, und dass überprüft und festgestellt werden kann, an welche Stellen eine Übermittlung personenbezogener Daten durch Einrichtungen zur Datenübertragung vorgesehen ist. Zur Gewährleistung der Vertraulichkeit bei der elektronischen Datenübertragung können z.B. Verschlüsselungstechniken und Virtual Private Network eingesetzt werden. Maßnahmen beim Datenträgertransport bzw. Datenweitergabe sind Transportbehälter mit Schließvorrichtung und Regelungen für eine datenschutzgerechte Vernichtung von Datenträgern.
technische Maßnahmen organisatorische Maßnahmen Daten-Bereitstellung nur über verschlüsselte Verbindungen wie sftp, https Datenweitergabe nur in anonymisierter oder pseudonymisierter Form Datenschutzgerechte Löschung der Daten nach Auftragsbeendigung Besucher erhalten keinen Zugriff auf das Netzwerk Eingabekontrolle
Maßnahmen, die gewährleisten, dass nachträglich überprüft und festgestellt werden kann, ob und von wem personenbezogene Daten in Datenverarbeitungssysteme eingegeben, verändert oder entfernt worden sind. Eingabekontrolle wird durch Protokollierungen erreicht, die auf verschiedenen Ebenen (z.B. Betriebssystem, Netzwerk, Firewall, Datenbank, Anwendung) stattfinden können. Dabei ist weiterhin zu klären, welche Daten protokolliert werden, wer Zugriff auf Protokolle hat, durch wen und bei welchem Anlass/Zeitpunkt diese kontrolliert werden, wie lange eine Aufbewahrung erforderlich ist und wann eine Löschung der Protokolle stattfindet.
technische Maßnahmen organisatorische Maßnahmen Die Daten werden vom Auftraggeber selbst eingegeben bzw. erfasst. Nachvollziehbarkeit von Eingabe, Änderung und Löschung von Daten durch individuelle Benutzernamen (nicht Benutzergruppen) technische Protokollierung der Eingabe, Änderung und Löschung von Daten Vergabe von Rechten zur Eingabe, Änderung und Löschung von Daten auf Basis eines Berechtigungskonzepts klare Zuständigkeiten für Löschungen
Verfügbarkeit und Belastbarkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. b DSGVO)
Verfügbarkeitskontrolle
Maßnahmen, die gewährleisten, dass personenbezogene Daten gegen zufällige Zerstörung oder Verlust geschützt sind. Hier geht es um Themen wie eine unterbrechungsfreie Stromversorgung, Klimaanlagen, Brandschutz, Datensicherungen, sichere Aufbewahrung von Datenträgern, Virenschutz, RAID-Systeme, Plattenspiegelungen etc.
technische Maßnahmen organisatorische Maßnahmen Monitoring aller relevanten Server Existenz einer Eskalationskette, die vorgibt wer im Fehlerfall zu informieren ist, um das System schnellstmöglich wiederherzustellen sicherheitsrelevante Updates und Patches werden regelmäßig und zeitnah eingespielt
Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung (Art. 32 Abs. 1 lit. d DSGVO; Art. 25 Abs. 1 DSGVO)
Datenschutz-Management
Maßnahmen, die eine Steuerung der Datenschutzprozesse ermöglichen und die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben nachweisbar sicherstellen.
technische Maßnahmen organisatorische Maßnahmen Benennung einer/eines Datenschutzbeauftragten (DSB) regelmäßig Überprüfungen durch die/den DSB Verpflichtung der Beschäftigten zur Wahrung der Vertraulichkeit regelmäßige Schulungen / Sensibilisierung der Beschäftigten Mitarbeiter sind zu Meldungen von Datenschutzverstößen verpflichtet erfüllen der Informationspflicht nach Art. 13 und 14 DSGVO regelmäßige Überprüfung der Wirksamkeit der technischen Schutzmaßnahmen Incident-Response-Management
Maßnahmen zur Unterstützung bei der Reaktion auf Sicherheitsverletzungen.
technische Maßnahmen organisatorische Maßnahmen formaler Prozess und Verantwortlichkeiten zur Nachbearbeitung von Sicherheitsvorfällen und Datenpannen Datenschutzfreundliche Voreinstellungen (Art. 25 Abs. 2 DSGVO)
technische Maßnahmen organisatorische Maßnahmen Es werden nicht mehr personenbezogene Daten erhoben, als für den jeweiligen Zweck erforderlich sind Auftragskontrolle
Maßnahmen, die gewährleisten, dass personenbezogene Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, nur entsprechend den Weisungen des Auftraggebers verarbeitet werden können. Unter diesen Punkt fällt neben der Datenverarbeitung im Auftrag auch die Durchführung von Wartung und Systembetreuungsarbeiten sowohl vor Ort als auch per Fernwartung. Sofern der Auftragnehmer Dienstleister im Sinne einer Auftragsverarbeitung einsetzt, sind die folgenden Punkte stets mit diesen zu regeln.
technische Maßnahmen organisatorische Maßnahmen zentrale Erfassung vorhandener Dienstleister sorgfältige Auswahl von Auftragnehmern in Bezug auf Datenschutz und Datensicherheit vorherige Prüfung der vom Auftragnehmer getroffenen Sicherheitsmaßnahmen und deren Dokumentation Sichtung vorhandener IT-Sicherheitszertifikate der Auftragnehmer Abschluss der notwendigen Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung bzw. EU Standard-Vertragsklauseln Vereinbarung der Verpflichtung der Beschäftigten des Auftragnehmers zur Wahrung der Vertraulichkeit Vereinbarung zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten durch den Auftragnehmer soweit gesetzlich vorgeschrieben Vereinbarung von Regelung zum Einsatz weiterer Subunternehmer Sicherstellung der Vernichtung von Daten nach Beendigung des Auftrags Aufzeichnung/Protokollierung der Wartungsarbeiten
